违反会计法应承担的法律责任实务应用指南与常见问题解答

昨天我一个学员火急火燎地打电话给我，说她被老板骂得狗血淋头，因为税局专管员通知他们公司协查，说去年一张红字发票开错了，导致少缴了十几万的税款，现在不仅要补税，还要罚款，法人气得拍桌子，会计小姑娘直接在办公室崩溃了。她问我怎么办，我说你先别慌，把事情的来龙去脉跟我说清楚，我才能帮你分析是《会计法》上的哪条绳子勒住了脖子。她跟我讲，事情是这样的，他们公司去年收到一批原材料发票，已经认证抵扣了，后来发现质量有问题需要退货，对方答应开红字发票冲红。按理说，购买方已经抵扣的，应该由购买方在系统里填开《红字发票信息表》，然后根据信息表编码让销售方开红字发票。结果呢，这小姑娘当时刚接手，不太懂流程，直接在开票系统里点击了‘发票管理’下面的‘红字发票管理’，然后点开了‘增值税专用发票红字信息表填开’，这第一步是对的，但她在填写金额的时候，没有按照实际退货金额填写，而是把一整张发票的金额全填了，实际上只退了三分之一货。她以为反正能通过，税局也不查，上传后自动审核通过了，信息表编号也下来了。

然后她把信息表编码给了对方公司，对方公司开出了负数的红字发票。注意，这个负数金额比实际退货金额多了两倍。申报增值税的时候，系统自动比对销售额，发现申报的销售额和发票系统里的负数销售额对不上，预警了。专管员要求做进项转出和补税，这还算轻的，关键是这种行为在《会计法》上定性很严重，属于‘编制虚假财务会计报告’，因为基于这些错误凭证核算出来的成本、应交税费全部是错的。根据《会计法》第四十三条，伪造、变造会计凭证、会计账簿，编制虚假财务会计报告，构成犯罪的，依法追究刑事责任。尚不构成犯罪的，可以对单位并处五千元以上十万元以下的罚款；对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，可以处三千元以上五万元以下的罚款。小姑娘一听，吓傻了，问我她会不会被吊销证书，会不会坐牢。我说你别自个儿吓自个儿，这种情况一般不属于主观故意伪造，属于业务不精造成的重大过失，但罚款和补税是跑不掉的了。我让她赶紧写一份详细的说明，附上退货合同、入库单、付款凭证，证明业务的真实性，然后去税务局大厅做更正申报。同时，我让她把那张错误的红字发票信息表申请撤销，在系统里重新填开正确的信息表。具体操作流程是：登录开票软件，在‘发票管理’->‘红字发票管理’->‘增值税专用发票红字信息表查询’模块，找到那张错误的信息表，点击‘撤销’按钮，前提是该信息表尚未被使用开具红字发票。但如果对方已经用那个错误的编码开了红字发票，那就必须先由对方作废或者开具对应的正数发票冲回，然后你再重新填开信息表。这里有个坑，很多新手不知道，信息表一旦上传审核通过，并且在次月申报期内，系统已经自动抓取数据了，你再撤销，申报比对就会出问题，必须去大厅人工比对，而且要为之前的错误申报提供详细的说明。

注意：根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则，开具红字发票必须对应原蓝字发票，并确保业务真实、金额正确。错误开具红字发票导致少缴税款的，税务机关可依据《税收征收管理法》第六十三条定性为偷税，除补缴税款、滞纳金外，并处不缴或者少缴的税款百分之五十以上五倍以下的罚款。这与《会计法》中“保证会计信息真实完整”的要求一脉相承，任何操作失误最终都会反映在会计档案的真实性上，直接责任人需要承担相应的行政甚至刑事责任。

说到这个《会计法》的法律责任，很多会计觉得离自己很远，觉得只要我不做假账，不拿钱，就没事。但实际上，日常工作中太容易踩线了。比如跨年发票的处理，我第一次处理跨年发票时差点把账做错，幸好主管检查时发现了，不然汇算清缴就得补税加滞纳金。那年我遇到一张跨年的差旅费发票，日期是去年12月的，报销却是在今年1月。我当时想当然地直接计入了今年的费用，主管复核时给我指出了，说这张发票应该通过‘以前年度损益调整’科目核算，或者在今年税前扣除时要专项申报。如果随意计入今年费用，会导致今年利润虚减，少缴企业所得税，这就是《会计法》第四十五条规定的‘指使、强令会计机构、会计人员及其他人员伪造、变造会计凭证、会计账簿，编制虚假财务会计报告或者隐匿、故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告’的潜在风险。当然，你这个是无意的，但如果被认定为企业内部控制混乱，责任人也要承担管理责任。我当时冷汗都下来了，因为主管说如果她没检查出来，我这一笔分录就导致公司当年少交了将近两万的企业所得税，按照《税收征收管理法》，这属于偷税行为，罚款是少缴税款的0.5倍到5倍，而且滞纳金按日万分之五计算，跨年的时间长一点，滞纳金都可能超过税款本身。我后来专门花了一个周末研究“以前年度损益调整”科目的应用，再也不敢小看任何一张跨年发票。

还有全电发票的红冲，现在主流版本是各省电子税务局的‘全电发票’模块，也就是数电票。操作路径和传统税控盘完全不同，如果你还用老思路去操作，很容易出问题。在电子税务局里，开票业务那个地方，点击‘红字发票开具’，选择‘红字发票确认信息录入’。这里要注意，如果是购买方未认证抵扣，由销售方发起；如果购买方已经认证抵扣，由购买方发起。提交后需要双方确认。然后才能开具红字发票。全电发票的红冲不允许部分冲红吗？很多人有这个误区，以为全电发票不能部分冲红。其实是可以的，但必须在填开‘红字发票确认信息’时，在‘项目名称’那一栏选择需要冲红的特定项目，金额只填需要冲红的金额，系统会自动计算税额。但如果你不熟悉，很容易把整张发票冲红了，导致业务数据对不上。我之前辅导过一个学员，她是建筑公司的，给甲方开了一张全电专票，甲方只付了部分款项，因为质量问题需要折让，她想着在系统里直接冲一部分，结果操作时没注意勾选了全额，信息表确认之后，对方在系统里看到了，对方也不懂，直接确认了，然后她把全额红字发票开出来了。这下傻眼了，整张发票作废了，但是业务只发生了部分折让，剩下的款项甲方不肯付了，因为没有发票了。她急得找我，我说你这个红字发票开出来就无法撤销了，除非你让甲方再把剩余的款项打回来，你再补开一张蓝字发票。但甲方不配合，最后只能走法律途径，公司损失了一笔钱，老板把这笔损失算在了她头上，扣了她半年绩效。这就是典型的操作失误引发的经济损失，虽然不是《会计法》直接处罚你，但间接的责任和后果会让你在行业内很难立足。

很多会计觉得《会计法》是悬在头顶的一把剑，其实它就是规范我们日常操作的底线。比如，你收到了虚假的发票，明知是假的，你还拿来入账报税，这就是故意的了，属于《会计法》第四十三条的伪造、变造会计凭证。如果不知道是假的，善意取得，那就及时做进项转出，重新取得合规发票，问题不大。关键在于你是否尽到了审核义务。我经手过一个案例，有个出纳拿着几张会议费的发票来找我报销，我看了一下，发票是真的，但是会议的签到表、会议纪要、场地租赁合同什么都没有，我就让她补齐资料。她很不高兴，说以前都是这样报的。我说以前是以前，现在《会计法》和《企业所得税法》对税前扣除凭证的关联性、真实性要求越来越高，你光拿几张发票来，万一税局稽查，说是虚假业务，我这个会计是要签字的，我负不起这个责任。后来她补了一些资料，但明显是凑的，我还是没给她报。她就去找老板告状，老板找我谈话，说你别那么死板。我说老板，按照《会计法》第四十五条，授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员伪造、变造会计凭证，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，可以处五千元以上五万元以下的罚款。你作为单位负责人，要对单位的会计工作负责，我作为会计，要对凭证的真实性负责。如果将来税务局查出来，我们俩都跑不掉，而且你是主要负责人，罚款会更重。老板听我这么一说，就没再坚持，后来公司也建立了更严格的报销制度。

避坑指南：第一，所有红字发票必须对应真实退货、折让业务，金额必须准确，信息表内容要和实际业务一致；第二，误开红字发票后，必须在发现当期及时做更正申报，不要拖延，滞纳金是按天计算的，拖得越久成本越高；第三，全电发票红冲要在电子税务局‘税务数字账户’中确认用途，避免重复抵扣，同时要注意发起方是销售方还是购买方，不要搞反；第四，会计账簿、凭证的保管期限至少三十年，根据档案管理办法，不得擅自销毁，否则适用《会计法》第四十四条隐匿或者故意销毁会计凭证的条款，会计人员五年内不得从事会计工作。

说到隐匿和销毁会计凭证，这条红线千万不能碰。我认识一个同行，他们公司注销时，老板觉得以前的旧账本能扔就扔了