会计核算的四个原则实务操作案例分析，一看就懂

昨天一个学员在微信上问我，说老师我们公司五月份进了一批原材料，货到了发票没到，我按合同价暂估入库了，今天六月一号发票到了，金额比暂估少了整整两千块，材料已经领用了一半，这个账怎么调，我说你别急，这个业务太典型了，我给你从头到尾演示一遍，你照着做就行，他看完以后说在别处学了两年的会计实操，都没今天这一会儿明白得多。

咱们先把场景交代清楚，假设你是五月二十号收到这批货的，仓库那边验收单都签了，数量一千公斤，合同单价十块零五毛，总金额一万零五百，但是发票没跟上，到月底了还没来，按照会计核算的规矩，货到了就得入账，不能因为发票没到就把这堆货晾在账外，这是实质重于形式原则最典型的应用，你货物已经实际掌控了，风险报酬已经转移了，就算发票这个形式要件还没到位，你的账上也得反映这批存货的存在，我见过太多新手会计犯这个毛病，说老师发票没到怎么做账啊，等到发票来了再入吧，结果月底仓库盘点账实不符，老板一查，货都在那儿放着呢账上没有，那叫一个尴尬。

好，那五月底暂估入库的分录应该怎么做，我告诉你标准答案，借原材料一万零五百，贷应付账款暂估应付账款一万零五百，摘要写清楚暂估入库五月二十号采购某原材料合同号多少，附件的原件是仓库的验收单和采购订单，千万不能附发票因为发票还没到嘛，这个分录的本质就是在账上先挂一笔，等发票来了再冲回去，这就是一贯性原则的体现，你怎么暂估的后续就怎么冲回，方法要前后一致，不能说这个月暂估下个月冲回的时候换一套做法，那你的账就会乱成一锅粥。

然后时间到了六月一号也就是今天，发票终于到了，你打开一看金额是一万零五百吗不是，发票上开的单价是九块五，总金额九千五，比暂估少了一千块，这个时候你怎么办，有人会说老师那简单，直接在原来的分录上改一下数字不就行了，我说千万别这么干，会计上做账最忌讳的就是改原始分录，尤其这种跨月的业务，你得先把五月份那个暂估分录原路冲回，再按发票金额做一笔新的入库分录，两步走一步都不能少，我先给你演示第一步，六月一号做一笔红字冲回分录，借原材料负一万零五百，贷应付账款暂估应付账款负一万零五百，摘要写冲回五月二十号暂估入库凭证号多少，这一笔的目的是把五月底那个暂估的痕迹抹掉，注意红字冲回必须有原始凭证作为依据，也就是你那张发票的复印件，还要附上你写的冲回说明，这就是真实性原则的要求，每一笔分录都要有据可查，不能凭空做账。

第二步，按发票金额重新入库，借原材料九千五，贷应付账款某供应商九千五，摘要写按发票入库五月二十号采购某原材料发票号多少，附件就是发票原件和仓库的验收单，这个时候你发现了吗原材料的账面金额从一万零五百变成了九千五，差异一千块是因为单价从十块五降到了九块五，但是问题还没完，你五月份已经领用了一半的原材料，也就是五百公斤，当时暂估入库的单价是十块五，所以领用成本是按照五千二百五结转的，现在发票单价是九块五，实际领用成本应该是四千七百五，多结转了五百块，这五百块需要调整，你不能让成本虚高，不然利润就不对了，这就涉及到相关性原则，成本和收入要匹配，你多结转的成本会导致毛利偏低，进而影响利润表的真实性。

那这五百块怎么调，分两种情况，如果材料已经生产完工并且销售了，那就直接调整主营业务成本，如果还在生产线上或者还在库存商品里，那就调整生产成本或者库存商品，咱们假设这批材料已经生产完工并且卖掉了，那调整分录就是借原材料五百，贷主营业务成本五百，摘要写调整暂估差异五月二十号采购批次，附件附上差异计算表，有人会说老师这五百块金额不大，我不调行不行，我告诉你不行，会计核算讲究的是准确性，哪怕差一分钱，只要发现了就得调，这不是金额大小的问题，这是原则问题，当然实务中有些企业对于小额差异会采用简化处理，直接计入当期损益，但那是基于重要性原则的变通，咱们今天讲的是标准做法，你先把标准学会了再谈变通。

说到这儿我想起我自己当年踩过的一个坑，那是我刚做会计的第二年，处理一笔跨年暂估入库的业务，十二月份货到了发票没到，我暂估入库了，次年一月发票到了，金额不一样，我光顾着冲回和重新入账，忘了调整已经结转的成本，结果到了汇算清缴的时候，税务师事务所的审计师一看，说你主营业务成本多结转了十五万，要补税还要加收滞纳金，我当时冷汗都下来了，幸好主管帮忙跟税务局沟通，写了情况说明，最后补了税但滞纳金免了，从那以后我每次做暂估冲回都要在台账上标注清楚，领用多少、结转多少、差异多少、调整了没有，一步都不能漏，这个教训太深刻了，所以我现在讲课的时候反复强调，暂估入库不是做完就完了，后续的差异调整才是真正的技术活。

当然这个事儿各地税务局执行口径不太一样，我特别要强调一句，暂估入库的发票最晚什么时候必须到，才能在企业所得税税前扣除，按照现行的规定，企业当年度的成本费用，在汇算清缴结束前（也就是次年五月三十一日前）取得合规发票的，都可以税前扣除，但是各地税务局在实际执行中可能会有一些细微的差异，比如有的地方要求你必须在次年五月三十一日前把发票入账并调整完毕，有的地方要求稍微宽松一些，我建议你最好打12366确认一下你们当地的口径，别因为一个时间差的问题导致汇算清缴出状况，我这个说的是最常规的情况，你以当地税务局的口径为准。

再往深了说一点，暂估入库的单价怎么确定，这也是很多学员问的问题，你暂估的时候是按合同价还是按市场价还是按上一次的采购价，我的建议是按合同价，因为合同价是双方约定的价格，最有依据，也最符合真实性原则，如果合同价跟市场价偏差太大，你按合同价暂估，等发票来了以后差异会很小，调整的工作量就少，如果你按市场价暂估，万一市场价波动大，暂估和发票的差异就会很大，调整起来麻烦，而且你还要在账务说明里解释为什么用市场价不用合同价，徒增工作量，所以一贯性原则在这里也很重要，你定了一个暂估的方法，就一直用下去，不要今天按合同价明天按市场价，那样审计师看了会头疼。

还有一个细节，暂估入库的凭证附件到底要放哪些东西，我每次都跟学员强调，原件是仓库的验收单和采购订单，这两个是核心，发票来没来是次要的，你只要有验收单和采购订单，就证明这批货确实到了，暂估入库就有依据，这体现了实质重于形式，货物到了是实质，发票是形式，账上必须反映实质，然后等到发票到了做冲回和重新入库的时候，发票原件附在重新入库的那一笔后面，冲回的那一笔附发票复印件，再加上你写的冲回说明，这样就形成了一条完整的证据链，税务局来查也好，审计师来审也好，一看就清清楚楚。

我再说一个容易出现疏漏的地方，如果暂估入库的材料已经领用并且生产成产品了，而产品还没有销售，那你的差异调整就不能直接调主营业务成本，而是要调库存商品或者生产成本，比如刚才那个例子，五百公斤材料领用了，生产出来的产品还在仓库里没卖掉，那你多结转的五百块成本实际上还在库存商品的成本里，调整的时候要借原材料五百，贷库存商品五百，如果你已经结转了主营业务成本，那就调主营业务成本，这个逻辑一定要搞清楚，不然你的存货成本和销售成本都会出错，一环错环环错，最后的财务报表就没法看了。

从这四个原则的角度来复盘一下整个业务，你会发现每一个步骤都不是拍脑袋想出来的，都是有理有据的，实质重于形式决定了货到了必须暂估入库，真实性原则决定了暂估和冲回都要有原始凭证，一贯性原则决定了暂估方法要前后一致不能随意变更，相关性原则决定了成本差异要调整到正确的期间和科目，这四个原则就像四个轮子，缺一个你的账就容易跑偏，我在教学实操课的时候，最烦的就是那些只讲理论不讲实操的教材，翻来覆去就是概念定义特征作用，学生听完了还是不会做账，我这种教法虽然看起来啰嗦，但是学员回去以后马上就能自己上手操作，这才叫有用的教学。

最后我再说一个实操小技巧，你最好在财务软件里设置一个暂估入库的辅助台账，每一笔暂估入库的日期、合同号、供应商、暂估金额、发票到达日期、发票金额、差异金额、调整状态，全部登记清楚，这样到了月底或者年底，你打开台账一看就知道哪些暂估还没有冲回，哪些差异还没有调整，效率非常高，我刚开始做会计的时候没有这个习惯，全靠脑子记，结果经常漏掉，后来被领导批评了几次就学乖了，现在我的学员我都让他们从一开始就养成记台账的习惯，这个习惯能帮你省掉很多麻烦。

强调一下，暂估入库的冲回绝对不能直接在原分录上修改，必须做红字冲回，再按发票金额重新入账，这是会计基础规范的要求，也是审计和税务检查的重点，你如果直接在原分录上改数字，第一不符合会计准则，第二审计师会认为你篡改原始凭证，第三税务检查时解释不清楚，所以千万别图省事走捷径，会计这个行当，省事就是惹事的开始。

说到这儿整个业务流程就讲完了，从暂估入库到发票到达，从冲回重新入账到差异调整，每一个步骤我都给你拆开揉碎了讲清楚了，你照着做下个月再遇到类似的业务就不会慌了，学员听完以后跟我说老师你讲得比我们公司那个老会计清楚多了，我说那是因为我踩过的坑太多了，你今天是站在我的坑上面学经验，当然比自己摸索要快得多。

最近我把全电发票红冲操作流程和暂估入库差异调整的全套账务处理步骤都整理成了截图和模板，包括冲回凭证怎么写摘要、附件贴什么东西、差异计算表怎么做、台账怎么登记，每一步都有截图标注，谁要就私我，我直接发给你，这些资料拿去以后你照着做，基本上就不会出错了，毕竟会计这个工作，细节决定成败，一个数字错了可能就要折腾好几天才能查出来，还不如一开始就做标准了省心。