材料暂估入库的会计分录怎么做？附详细操作步骤

昨天一个学员火急火燎地打电话给我，说他们公司仓库已经收了货，但是供应商的发票一直拖着没寄来，采购部门催了三次人家就是不开票，月底仓库盘点和财务对账，她手里的入库单和系统里的数字对不上，急得差点哭出来。我当时直接在电话里让她打开财务软件，我说你先别管发票来没来，你要先把账做平了，不然库存账和实物账对不上，月底汇算清缴之前财务总监第一个找你麻烦。材料暂估入库这个事，说白了就是发票没到但货已经到了，你得在系统里先把这笔账趴着，等发票来了再冲回来，这是会计最基本的实战技能，但我见过太多人在这上面翻车了，包括我自己入行头两年也栽过大跟头。

首先你要搞清楚什么情况下需要做暂估。就是你的材料已经验收入库了，采购员拿着那个盖了仓库章子的入库单来找你，但是供应商的增值税专用发票还在路上或者人家根本没开。这时候如果你不管不顾，月底库存账面上没有这笔入库，那你的原材料余额就是虚低的，库存周转率算出来全错，生产成本结转时也会出现负数，那账就没法看了。正确的做法是，在当月月末，按照合同约定的单价或者采购报价单上的价格，先做一笔暂估入库分录，让库存账和实物保持一致。

具体的分录怎么做呢？我一般教学生的套路是这样的：借方记原材料，贷方记应付账款——暂估应付账款。比如你买了100吨钢材，合同单价是每吨4000元，不含税价格就是40万，但增值税发票没到，你就不能把进项税挂在那，因为暂估期间不能抵扣进项税，这是铁律。所以分录就是借：原材料 400000，贷：应付账款——暂估应付账款 400000。看到这里你可能会问，那进项税呢？我告诉你，暂估阶段先别管进项税，等发票到了再说。有些新手会计喜欢自己算个大概的税额挂上去，我强烈建议别这么做，因为你算的税率可能和最终发票不一样，如果是小规模纳税人，可能只给你开3%的专票，你按13%挂了，那冲回时就会多出一个差额来，到年底对账能把你烦死。

这里有一个非常容易踩坑的地方，就是我一开始说过的，我自己栽过的大跟头。我刚工作那一年，有一次供应商的发票是次月5号才寄到的，我心想反正就晚几天，当月我就直接没做暂估，发票来了再做正常入库。结果到了次月月末对账时，我库存系统里显示这个月用掉了那批材料，但原材料余额比采购台账少了40万，怎么找都找不到原因。主管让我去翻入库单，发现是上个月底的入库，但我的账里根本没有这笔记录，等于货用了但账上没入，成本核算直接串了。没办法，我只好在次月补了一笔入库，但成本归属月份又错了，那个月财务总监开会时黑着脸问这个月毛利率为什么波动这么大，我坐在工位上腿都在抖。从那以后我养成了一个习惯，月末最后一天必须让仓库把所有的入库单整理出来，发票没到的统一标记暂估，当天就把分录做进去，一秒都不拖。

暂估做完之后，到了次月月初，也就是2026年6月1号左右，你要做一件很重要的事情：用红字分录全额冲回上个月的暂估。为什么？因为你不能一直挂着暂估，否则当你次月收到发票时，如果不及时冲回，那笔暂估就会和发票形成重复入库，你的原材料余额就会变成双倍。具体的操作是，在次月初做一个和暂估一模一样的红字分录，借：原材料 -400000（红字），贷：应付账款——暂估应付账款 -400000（红字）。这样上个月的暂估余额就归零了。当然现在很多财务软件都有自动暂估冲回的功能，你只需要在系统设置里勾选“月初自动冲回暂估”就行，但如果你用的是比较老的版本或者手工账，那千万别忘了手动做这一笔冲回，我曾经看过一个会计因为怕麻烦，一直不冲回，结果到年底时应付账款——暂估应付账款挂了三百多万，审计问起来她根本说不清楚每一笔对应的是哪张发票。

等到你收到了供应商的发票，就可以做正常的采购入库分录了。假设发票上注明价款40万，税额52000，价税合计452000。那分录就是借：原材料 400000，借：应交税费——应交增值税（进项税额） 52000，贷：应付账款——某某供应商 452000。你看，这样一来原材料余额又变成了40万，和上个月暂估时的余额一样，但这里多了进项税和应付账款的具体供应商明细。需要特别注意一点，如果你的暂估价和发票价不一样，比如合同单价是4000元，但实际发票上给你开了4100元每吨，那么你的原材料成本就要按照发票价调整。比如发票价是41万不含税，那你发票分录的借：原材料就要写410000，比暂估多了1万块。这1万块的差额就要同步调整到生产成本或者库存商品里，不能就那么挂着。我一般建议的做法是，在发票入账的同时，把那1万的差额通过一笔调整分录结转到对应期间的生产成本里，不然原材料余额会一直高着1万。当然，如果你公司产品已经销售出去了，那这差额可能要追溯调整到主营业务成本，具体怎么处理要看公司自己的成本核算制度，但我的原则是尽量在当月处理掉，别留尾巴。

可能有人会问，如果发票跨年了才到怎么办？比如2025年12月底暂估的，结果2026年4月才收到发票。这个情况千万要小心，因为涉及到企业所得税汇算清缴。如果暂估入库的材料当年已经销售了，但成本没在汇算清缴之前取得合规发票，那税务局是不允许你在税前扣除的，你就要做纳税调增，补税加滞纳金那可不是闹着玩的。我2018年处理过一次跨年发票，客户的一个供应商因为税务被查，发票拖了三个月才开出来，我当时不知道跨年暂估冲回后需要补做成本调整分录，结果汇算清缴时没有调增，被税务局查出来，补了十几万的税和滞纳金，那滋味别提多难受了。正确的做法是，如果跨年发票在汇算清缴之前，也就是2026年5月31号之前到了，你还可以正常入账并在汇算清缴时扣除；如果过了5月31号，那你这笔成本就不能在2025年度扣除了，必须在2026年做纳税调增，等以后年度再取得发票时做追补扣除。当然这个事儿各地税务局执行口径不太一样，我说的是一般情况，你最好打12366确认一下你当地的具体要求，别自己瞎判断。

还有一个实操细节很多人容易忽略，就是暂估入账的原始凭证。你光做一笔分录是不够的，你得有东西附在凭证后面。我办公室里常年放着一本“入库单催收台账”，上边每一笔暂估都记录了入库单号、供应商名称、暂估金额、发票预计到达日期。这样做的目的是，到了次月冲回后，如果一直不见发票来，我就能及时催采购部门去要票。而且审计查账时，如果你拿不出暂估的依据，人家会质疑你是不是虚构库存。所以每次做暂估时，你把那张入库单的复印件或者扫描件附在凭证后面，没商量的。因为现在很多公司用ERP系统，仓库的入库单是系统自动生成的，你可以在系统里直接打印出来，盖上仓库的章子，一样有效。

另外，如果是分批入库或者部分发票到的情形，那就更考验你的耐心了。比如你采购了100吨钢材，先到了50吨，发票到了80吨的，那你就得先按50吨做暂估入库，等后续50吨到了再做暂估或者冲回。这种时候我通常会让采购部门在入库单上备注清楚发票批次号，方便我对照。千万别图省事，把一笔发票对应到全部入库上，那样库存数量对不上，成本核算也会乱。我记得有一次一个学员跟我抱怨，说她的系统里原材料余额始终对不上，我让她去查明细账，发现她有一批货分了三次到，但发票只到了一次，她硬是把发票金额平均摊到了三次入库里，结果每次的暂估冲回都不准确，最后只能一笔一笔手工调整，花了一整个周末的时间。

说到软件操作，以目前主流的财务软件如用友T+或者金蝶云星空为例，其实暂估模块都做得比较智能了。比如你在采购入库单录入时，可以选择“发票未到”的标记，系统会自动在月末生成暂估凭证。次月初你只要在“暂估生成”功能里点一下，系统会批量生成红字冲回凭证。等发票到了，你再录入采购发票，系统会关联到对应的入库单，自动生成正常分录。如果你用的是SAP之类的重型ERP，那更简单，系统会自动控制暂估的冲回逻辑，你只需要在月结前确保所有入库单都有发票标识即可。但是再智能的系统也架不住人犯糊涂，我就见过有人把所有入库单都标记成了发票已到，结果系统没生成暂估，月底库存账和实物账差了上百万。

最后我再说一个特别琐碎但很重要的点：暂估的金额怎么取？理论上你应该按合同单价或者采购订单价暂估。但如果你公司采购价格波动比较大，或者合同签的是浮动定价，那你就按最近一次同类采购的含税不含税均价来估。我一般教学生的方法是，如果不能确定确切单价，就按采购部门给出的预估单价的“不含税价”暂估，因为进项税不能暂估，你估了也是白估。而且暂估金额尽量偏高一点，不要偏低，因为偏高了你冲回时多出来的部分可以调整成本；如果偏低了，等发票来了你补差，可能造成当期成本偏低，利润虚高，多交所得税。当然这只是我在实操中的个人经验，并不一定适合所有公司，你还是要结合你们单位的具体制度来。

说起来，我今天刚好整理了一份全电发票红冲操作流程截图，从红字信息表申请到开具负数发票再到账务处理，每一步都标注了要点，谁要就私我。材料暂估入库的基础框架我已经给你讲透了，剩下就是你在实际工作中动手去做，别怕错，错了大不了冲回来重新做，只要不是跨年的，都不算太严重。做会计这个行业，最怕的不是犯错，而是犯了错不认账、不改。就像那句话说的，账不平，心不定；暂估做对了，才能睡个安稳觉。