电算化系统中如何填制、修改凭证?

电算化系统中如何填制、修改凭证?

一、填写凭证:

会计软件记账凭证录入与手工制单原理是一样的,只是操作上的差异:

1、凭证录入时间一般以月末的最后一天为记账日期,这样方便月度统计,否则系统会对每天的凭证进行统计,明细账看起来会比较乱.

2、凭证号是系统自动生成的,不需要填.

3、摘要是必须要填的,否则没法录入科目.如果摘要没有变化,至下行回车时摘要默认上行的.

4、借贷方科目录入:右击选择科目,金额核对仔细后直接录入,大写系统自动生成.

5、制单人即是登录人,凭证修改一定要制单人修改.

6、凭证制完后一定要保存,否则系统不予自动保存的.

二、修改凭证:

1.打开序时簿,选中要修改的凭证,直接修改;修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改.

2.未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改.

3.已审核算的凭证应先取消审核后,再通过证制单功能进行修改.

4.若您在【选项】中设置了"制单序时"的选项,那么,您在修改制单日期时,不能在上一编号凭证的制单日期之前.1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期.

5.若在【选项】中设置了"不允许修改、作废他人填制的凭证",则不能修改他人填制的凭证.

6.外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改,只能在生成该凭证的系统中进行修改.

电算化系统中凭证输入时的注意问题:

(1)通用账务处理系统一般允许输入一借一贷、一借多贷、一贷多借,甚至多借多贷的记账凭证,对一张凭证中的笔数没有限制.但用户在使用时仍应按会计制度的规定,一张记账凭证记录一笔完整的会计业务,不应将不同的业务记录在一张凭证上.

(2)对于设有辅助核算的会计科目输入时,系统将在相应位置开设窗口,提示输入相应内容.例如,设有数量核算的,系统将要求输入数量和单价;需要进行外币核算的,将要求输入对应外币金额和汇率;设为银行类别的,将要求输入结算类别和结算单据号.这些内容应按要求输入.

(3)凭证输入完毕,系统自动将进入系统时注册的操作人员的姓名填入有关签章位置.该项内容不需输入.

(4)通用会计软件,除了设有自动转账功能外,一般还设有定义凭证格式功能.设置定义凭证格式功能是为处理那些有规律性的会计业务.在一个会计期间内(一般为一个月),经常会出现会计业务性质相同只是日期和金额不同的情况.例如,会计软件开发公司销售通用会计软件,每套软件5000元.此类业务的收款凭证除日期和所收支票的结算号以外,其他凭证要素的基本内容相同.

为了减少记账凭证输入的工作量,加快凭证输入的速度,可以事先在这类凭证中设置摘要和借贷方会计科目等会计要素,并将其以文件形式保存在系统中.一般称这种特殊的凭证为自动定义格式凭证.当需要输入这类业务的记账凭证时,可以按系统提示调出相应的格式,输入该笔业务的日期和金额,即可完成一张凭证的录入工作.自动定义格式凭证与自动转账的功能相似但使用场合不同.

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