工会经费会计分录实务操作案例分析，一看就懂

昨天一个学员在微信上问我，老师我们公司刚成立了工会，会计让我做工会经费的账，我查了半天资料越看越糊涂，到底企业账上怎么做分录，工会账上又怎么做分录，两个账套把我整懵了。我跟她说你别急，这个问题我教了十几年实操，每年都有学员问，今天我给你彻底讲明白。工会经费的会计分录看起来简单，但坑特别多，尤其是企业账和工会账的区分，很多人一做就错。

先说工会经费的计提。不管你有没有成立工会，只要发了工资，就得计提工会经费。比例是工资总额的2%，这个工资总额不是实发工资，也不是应发工资，而是计时工资、计件工资、奖金、津贴补贴、加班工资这些加在一起的总数。我见过不少公司只按基本工资计提，把绩效奖金和加班费漏了，被查到了补提不说还有滞纳金。计提的时候分录很简单，借管理费用-工会经费，贷应付职工薪酬-工会经费。这里要注意，管理费用下面最好单独设一个明细科目，别跟其他费用混在一起，年底翻账的时候省事。

接下来是缴纳。现在大部分地区都是税务代征，跟申报增值税一样，在电子税务局里填表申报。缴纳的时候，借应付职工薪酬-工会经费，贷银行存款。这里有个关键点，你交的是全额，也就是工资总额的2%。但实际最终到你公司工会账上的，只有60%，另外40%要上缴上级工会。那60%的部分，在满足一定条件后，会返还给你公司的工会账户。什么条件呢？一般是你已经成立了工会，并且在上级工会开了账户。如果没有成立工会，那这60%可能就不返还了，或者返还给上级工会代管。各地执行口径不太一样，有的地方是满了25人的企业必须建会，有的地方是50人，还有的地方只要企业申请就给返。我说的是一般情况，你最好打12366确认一下你当地的具体政策。

好，问题来了，返还的这60%，企业账上怎么做分录？很多新手会计就顺手在原来的账套里记一笔借银行存款贷营业外收入，觉得反正是白来的钱。这个坑我踩过，真的踩过。我第一次处理工会经费返还的时候，刚入职一家新公司，前手会计留了一堆烂账，我看到银行回单上写工会经费返还，想都没想就记了营业外收入。结果季度对账的时候怎么都对不上，工会那边说钱没收到，企业这边说已经进账了。后来主管查了半天才发现，我把返还到企业工会账户的钱记到企业账上了。这个错误说出来很丢人，但确实很多刚入行的会计都会犯。

切记：工会经费返还是返还给你公司工会的，不是返还给你公司的。企业账套只做计提和缴纳两笔分录，返还和使用的分录都在工会账套里做。如果你们公司没有单独设工会账套，那这笔返还的钱应该记入其他应付款-工会经费，代管性质，不能确认为企业收入。

那工会账套里怎么做呢？如果你们公司单独设立了工会账户，并且单独建账，那么收到返还时，借银行存款，贷拨缴经费收入。这个拨缴经费收入是工会会计制度里的科目，跟企业会计准则完全两个系统。很多会计做双账套的时候容易串，建议你把两个账套的科目表打印出来贴桌上，做一笔核对一笔。工会会计制度有五个大类：资产、负债、净资产、收入、支出。拨缴经费收入属于收入类科目。支出类科目有职工活动支出、维权支出、业务支出、资本性支出、补助下级支出、事业支出、其他支出等。每个科目下面还有明细科目，比如职工活动支出下面有职工教育支出、文体活动支出、宣传活动支出、会员活动支出等。这些科目设置好了，做账的时候直接选，不用每次手动输入。

工会经费的使用，是另一个重灾区。工会的钱怎么花，有严格的规定，不是你想怎么花就怎么花的。根据《基层工会经费收支管理办法》，工会经费可以用于职工活动支出、维权支出、业务支出、资本性支出和其他支出。职工活动支出包括职工教育、文体活动、宣传活动、会员活动等。维权支出包括劳动关系协调、劳动保护、法律援助等。业务支出包括会议费、培训费、差旅费等。资本性支出就是买设备、建场地这些。其他支出包括捐赠、赞助等。每一类支出都有具体的标准和限制，比如文体活动奖励不能超过参与人数的三分之一，人均不能超过500元。这些细节你要是不知道，很容易踩红线。

我有个学员，他们公司工会组织了一次篮球比赛，给获奖队员发了奖金，人均800元，总共花了12000元。结果审计的时候被指出来了，说奖励比例和金额都超标了。最后只能让队员退回来重新发，弄得特别尴尬。所以你在做工会经费支出分录的时候，一定要先看发票和活动方案，确认是否符合规定。合规的分录是借职工活动支出-文体活动支出，贷银行存款或库存现金。如果购买的是固定资产，比如买了台摄像机给工会活动拍照，那就要走资本性支出，借资本性支出-专用设备购置，贷银行存款，同时还要在固定资产明细账里登记，并且每月计提折旧，借其他支出-折旧费，贷累计折旧。

还有一个容易忽略的问题，工会经费的返还和使用，要不要交税？这个很多人问。企业收到工会经费返还，如果记到企业账上了，那就要交企业所得税。但如果是在工会账套里处理，工会是独立法人，有单独的税收政策。工会取得的拨缴经费收入，是免征企业所得税的。工会经费用于职工活动，如果涉及个人所得税，比如给会员发放福利或者奖励，那就要看具体情况。一般来说，工会发放的福利如果符合规定标准，并且有活动方案支撑，是不需要并入工资薪金缴纳个税的。但如果没有活动方案，直接以福利费名义发钱，那就很可能被认定为工资薪金，要代扣代缴个税。这个界限比较模糊，各地税务局执行口径也不一样，我建议你在做工会福利发放之前，先跟主管税务局确认一下，或者打12366问清楚。

说到发票，工会经费支出的发票抬头，应该开给工会还是开给公司？这个也有讲究。如果是工会的支出，发票抬头应该写工会的全称，不能写公司名称。因为工会是独立法人，有自己的纳税人识别号。如果发票开给了公司，那在工会账里就不好入账了，还得重新开票。我处理过一家公司，工会买了一台打印机，发票开的是公司名称，会计就直接在公司账里报了，还抵扣了进项税。后来税务稽查的时候发现了，说这笔支出跟公司生产经营无关，不能税前扣除，也不能抵扣进项税，补了税不说还有罚款。所以你在审核发票的时候，一定要看清楚抬头，是工会的支出就开给工会，是公司的支出就开给公司，千万不能混。

还有一个实操上的小细节，工会经费的缴纳时间。大部分地区是按月申报缴纳，跟工资发放同步。比如你5月份发的是4月份的工资，那工会经费就在5月份申报缴纳。但也有按季申报的，这个看当地税务局的规定。你最好在电子税务局里确认一下你公司的申报周期。如果逾期不缴，会有滞纳金，每天万分之五，跟税款滞纳金一样。别问我怎么知道的，我第一年做会计的时候就因为忘了缴工会经费，被罚了滞纳金，虽然不多但特别丢人，从此以后我每月都会在日历上设一个提醒。

如果你用的是主流财务软件，比如用友T+或者金蝶云星空，工会经费的计提和缴纳分录可以设置在工资模块里自动生成。在工资模块里设置工资项目，把工会经费的计算公式写进去，计提比例设成2%，基数选工资总额，然后系统每个月自动生成凭证。这样既省事又不会漏。但自动生成的凭证一定要复核，我遇到过系统bug，基数取数取错了，导致计提金额不对。所以每个月结账前，一定要把工会经费的计提数和工资总额核对一遍，确保比例是2%，金额是正确的。

最后说一个很多人不知道的点，工会经费的会计处理，在财务报表上怎么体现？计提的时候，管理费用-工会经费会体现在利润表的管理费用里，应付职工薪酬-工会经费会体现在资产负债表里的应付职工薪酬项目。缴纳之后，应付职工薪酬-工会经费就清零了。工会账套里的收支不在企业报表里体现，因为工会是独立法人，要