借和贷在会计中的含义实务应用指南与常见问题解答

昨天一个学员在微信上发了一堆凭证截图给我，说她做了两年出纳最近开始独立做记账凭证，每次遇到借和贷就感觉自己像个无头苍蝇，明明知道资产类科目借增贷减、负债类科目借减贷增，可真到做分录的时候还是拿不准，比如支付一笔一年的房租她愣是把借方记成了预付账款贷方记了银行存款，我一看就告诉她这笔业务其实应该借预付账款贷银行存款没错啊，但问题在于她后续每个月摊销的时候不知道怎么处理，这就说明她根本没搞懂借和贷到底在传递什么信息。很多会计人干了好几年都还是靠死记硬背科目性质来判断借贷方向，一旦碰到不常见的业务或者需要做复合分录的时候就彻底懵了，其实根本原因是没有理解借和贷在会计语言里的真实角色——它们不是增加也不是减少，只是一个左侧和右侧的符号而已，就像坐标轴上的正负号，脱离科目谈借和贷没有任何意义。我教了十几年实操课，最烦的就是课本上那种上来就背资产等于负债加所有者权益然后告诉你等式左边借增贷减右边借减贷增，这个口诀本身没错但太抽象了，学生背得滚瓜烂熟一做账还是错，因为现实业务里没人在纸上给你标好左边右边，你得自己判断这笔业务对企业的经济资源产生了什么影响。去年有个学员处理一笔银行手续费回单，金额只有十五块钱，她贷方写了银行存款这没错，但借方写成了管理费用，我问她为什么借管理费用，她说因为手续费是费用啊费用增加记借方，我说那你知道费用类科目期末怎么结转吗，她说结转到本年利润借方，我说那本年利润是所有者权益类科目，借方表示减少对吗，她想了半天说对，那费用增加记在借方最后结转到所有者权益的借方就相当于减少了利润，这个逻辑链条通了。所以我一直跟学员讲，做分录的时候不要只盯着借和贷两个字，你要想清楚这笔业务到底让什么变了，是资产多了还是少了，是负债多了还是少了，是所有者权益多了还是少了，是收入多了还是费用多了，然后把每个科目的变化方向翻译成借或贷。举个例子你采购原材料花了五万块钱货款还没付，原材料是资产增加了所以记借方，应付账款是负债增加了所以记贷方，一笔业务两个科目都增加了只是方向不同，这有什么难理解的。再比如你用银行存款支付了上个月欠供应商的货款，银行存款是资产减少了所以记贷方，应付账款是负债减少了所以记借方，两个科目都减少了方向还是相反。这才是理解借和贷的正确姿势，不是去背哪个科目借增贷减，而是去分析科目背后的经济含义。

我见过太多人栽在费用报销这种看似简单的业务上。有个学员拿了一张差旅费报销单过来，上面有住宿费有机票有餐补，她对着电脑不知道借方该记什么科目，我说你想想公司给你报销差旅费是因为你出差了这是公司的经营费用当然记管理费用或者销售费用啊，她问那贷方呢，我说钱从哪儿出去的就记哪个科目，如果是现金支付就贷库存现金，如果是银行转账就贷银行存款，如果是员工垫付然后公司再单独打款那就先记其他应付款。她听了还是一脸困惑地问我为什么费用增加要记借方，我说你背过口诀对吧费用增加记借方，那你知道为什么吗，因为费用最终要转到本年利润的借方去减少所有者权益，所以费用在发生的时候先记在借方等月末结转到本年利润借方的时候一借一贷就抵消了。我这么一讲她才恍然大悟，说她之前一直以为借和贷代表好和坏，借就是欠钱贷就是收钱，这种误解其实特别普遍尤其是在小公司里跟老板沟通的时候老板一看凭证上有借就说公司怎么又借钱了，你还得解释半天。其实借和贷这两个字是从英文debit和credit翻译过来的，当年翻译的人选了这个两个字确实容易让人望文生义，但在会计语境里它们没有任何实际意义就是一个符号，就像你给账户起个名字叫张三李四一样，你叫张三不代表你真的是张三的儿子。所以我建议初学者把借和贷替换成左和右来理解，资产增加记左边资产减少记右边，负债增加记右边负债减少记左边，收入增加记右边收入减少记左边，费用增加记左边费用减少记右边，这样学起来反倒清爽得多。有一次我去一家企业做内训财务经理跟我说他们公司新来的会计总是把销售佣金的分录做反，本来是借销售费用贷银行存款结果做成了借银行存款贷销售费用，月末结账的时候费用变成负数了，我一看就是没理解费用的本质费用是企业的消耗不是收入，怎么可能记在贷方呢，除非是发生了费用退回或者冲减的情况。这种情况我建议新入行的会计在每一笔分录做完之后用这个方法来验证一下把所有的借方金额加起来再算所有贷方金额对一对是不是相等，如果不相等肯定哪里记错了，如果相等但总觉得怪怪的就看每个科目的金额是不是符合业务逻辑，比如银行存款贷方发生了金额表示钱出去了那相应的借方一定要有一个合理的去处而不是凭空消失了。

我第一次处理跨年发票的时候差点把账做错，那是好几年前的事了，十二月末收到一张供应商开来的修理费发票金额有两万多块钱但因为发票有些问题当时没入账，等到次年一月发现问题解决了才准备做账。我那时候想着既然是去年的费用那应该做以前年度损益调整，就直接借以前年度损益调整贷银行存款，结果做完了之后发现企业所得税申报的时候这张费用没有在规定时间内取得发票不能税前扣除，除非在汇算清缴之前拿到合规发票。我当时根本没意识到跨年发票的处理不是简单地换个科目那么简单，还涉及到企业所得税的纳税调整问题，幸好主管在复核凭证的时候发现了，他跟我说你这样做以前年度损益调整没错但从税务角度来说去年的汇算清缴还没做你可以把这张发票加到去年的费用里去，只要在汇算清缴之前取得合规发票就可以税前扣除，不需要通过以前年度损益调整。后来我重新做了一笔分录，因为是跨年但是汇算清缴之前所以直接在去年十二月补记一笔借管理费用贷应付账款，等到今年一月实际付款的时候再借应付账款贷银行存款，这样去年的利润表就正确反映了这笔费用也不用做纳税调增。当然这个事情各地税务局执行口径不太一样，我说的是一般情况你最好打12366确认一下你所在地区的具体要求，有的地方对跨年发票的归属期有明确的时间节点比如必须在次年五月三十一日之前入账否则就要调增。通过这个事儿我深刻体会到借和贷不仅仅是技术问题还涉及到税务实务和会计准则的交叉应用，你光知道借贷方向不知道业务背景照样会翻车。后来我在带学员的时候特别强调做账之前先把业务搞清楚什么时间发生的什么时间开的票什么时间付的款是费用还是资产是收入还是负债，把这些都理清楚了再动笔做分录，借贷方向自然就出来了根本不用死记硬背。

红字冲销是很多会计人的痛点尤其是碰到跨月退货或者发票开错的情况。有一个学员问我供应商发票开错了跨月了怎么冲红，我在系统里给她演示了一遍她看完说在别处学了一年都没搞明白。其实操作本身不复杂关键在于理解红字分录的借贷逻辑。比如你上个月采购了一批原材料发票金额是一万块钱你已经入账了借原材料一万借应交税费应交增值税进项税额一千三贷应付账款一万一千三，这个月发现发票开错了实际金额应该是八千块钱税额应该是九百六，那你需要在开票系统里先申请红字信息表注意是申请填开不是直接开红票，这个步骤很多人会搞错点错了系统会提示你无法操作。拿到红字信息表之后开票方开具红字发票你收到后在财务软件里做红字冲销分录。具体怎么做呢你不需要把原来的分录删除而是做一笔一模一样但金额是负数的分录，也就是借原材料负两千借应交税费应交增值税进项税额负三百四贷应付账款负两千三百四，这样原来的分录和冲销分录加起来就变成了正确的金额八千和九百六。有人问为什么不做一笔反向分录比如贷原材料两千贷应交税费三百四借应付账款两千三百四，这样做理论上也可以但实务中不推荐因为反向分录会虚增借贷方的发生额而且对账的时候容易混淆，尤其是遇到部分冲红的情况更复杂。我自己的习惯是全部用负数冲原分录方向不变，这样一看就知道是冲销业务而且不影响累计发生额的准确性。当然如果你用的财务软件版本比较老可能不支持负数分录那就只能做反向分录了，但现在的金蝶用友最新版本都支持分录做负数你只要在金额栏输入减号就行。还有一个细节是红字冲销涉及的进项税额转出问题如果你已经认证了原发票那需要做进项税额转出处理不能直接在系统里冲减进项税额，具体操作是在申报表里填写进项税额转出栏次同时账务上做一笔借原材料或者管理费用贷应交税费应交增值税进项税额转出。这一步特别容易遗漏，我见过好几个公司因为忘记做进项税额转出被税务局预警然后补税加滞纳金。说到滞纳金我又想起来一件事之前有个公司处理一笔两年前的费用发票当时直接借以前年度损益调整贷银行存款，然后汇算清缴的时候做了纳税调减，结果税务局来查发现那张发票是虚开的不仅不让税前扣除还要补税罚款加滞纳金，财务经理说当时做账的时候根本没核实发票的真实性光想着借贷方向对了就行。所以我一直强调借和贷只是技术层面的东西你首先要保证业务本身是真实的合规的，那种为了凑发票而做的假账借贷方向再正确也是错的。

实务中还有一个高频问题是押金和保证金的处理，很多会计分不清什么时候记其他应收款什么时候记其他应付款。举个例子你租房子付给房东三个月的押金两万块钱，这笔钱以后是要退回来的所以对你来说是债权应该记在其他应收款借方，贷方是银行存款。反过来你收客户的押金以后要退给客户所以是债务应该记在其他应付款贷方，借方是银行存款。但有些人会把方向搞反，付出去押金记在其他应付款借方，收进来押金记在其他应收款贷方，这样一来资产负债表上的往来款项就全乱了，做账的时候自己觉得对了，等年底对账的时候发现怎么其他应付款余额是负数，其实就是科目用反了。这个问题的根源还是没搞明白借和贷代表的债权债务关系，你用资产等于负债加所有者权益的公式往里一套就知道了，其他应收款是资产借方表示增加，其他应付款是负债贷方表示增加，方向是反的。还有一个常见的坑是待摊费用的处理，比如你一次性支付了一年的房租十二万，按照权责发生制不能全部记在当期费用而是要分期摊销。具体分录是付款的时候借预付账款十二万贷银行存款十二万，然后每个月摊销的时候借管理费用一万贷预付账款一万。这里要注意预付账款是资产类科目借方表示增加贷方表示减少，你付了十二万的时候预付账款增加了所以记借方，每个月摊销的时候预付账款减少了所以记贷方。如果你在付款的时候直接借管理费用十二万贷银行存款十二万，那就违背了权责发生制当月的利润就会虚减而且税务局也不认可这种一次性扣除的做法，除非金额很小比如几千块钱企业可以在内部做一次性费用化处理但正规做法还是分摊。有一次我去一家企业查账发现他们把一笔二十万的装修费全部记在了支付当月的管理费用里，我问财务经理为什么不分摊他说老板说反正今年利润高想多抵扣一点所得税，我说你这样做不是抵扣所得税是在给公司埋雷，税务局查到了不仅要补税还要罚款，而且按照会计准则大额装修费应该先记长期待摊费用然后按租赁期摊销。那个财务经理听完之后还跟我争说装修费不就是费用吗我说费用是没错但费用也要在正确的期间里确认你不能因为今年利润高就把明年的费用拿到今年来抵扣那明年的利润怎么办。其实类似的问题在中小企业里非常普遍很多时候不是会计不懂借贷而是被老板的意志绑架了，这时候你作为会计要守住底线因为最终签字承担责任的是你而不是老板。

制造业企业的成本核算更是考验借贷功力的地方，原材料的采购入库、领用出库、半成品完工入库、产成品完工入库、销售出库每一步都涉及借贷方向，而且每一步的错误都会层层叠加最终导致库存数据和成本数据全乱套。比如原材料采购入库的时候借原材料贷应付账款或者银行存款，领用出库的时候借生产成本贷原材料，生产过程中发生的人工费借生产成本贷应付职工薪酬，制造费用借生产成本贷制造费用，产成品完工的时候借库存商品贷生产成本，销售出库的时候借主营业务成本贷库存商品。这一套流程看似简单但每一步的金额都要精确计算，尤其是制造费用的分摊如果分摊标准选错了成本就失真了。我见过一个企业把所有的电费都按机器工时分摊到产品成本里但实际上有些产品用电多有些产品用电少，结果导致高能耗产品成本被低估低能耗产品成本被高估，做出来的毛利分析根本没法看。还有一个企业从来不做在产品盘点，每月末生产成本科目余额就是一堆说不清楚的数字借贷方向虽然没错但金额是错的。所以我每次给制造业企业做内训的时候都要强调借贷方向只是基本功真正的功夫在业务理解和数据归集上，你借生产成本贷原材料这六个字谁都会写但原材料领了多少是依据领料单还是定额消耗量，生产工时统计准不准确，这些才是决定分录质量的关键因素。最近我整理了一份全电发票红冲操作流程截图，从登录电子税务局到填开红字发票再到账务处理每一步都有标注，谁要就私我。

最后再说一下软件版本的影响，现在主流的财务软件比如用友畅捷通、金蝶云星空、浪潮等等都已经实现了智能化录入，你输入摘要关键词系统会自动推荐科目和借贷方向，甚至有些软件可以根据发票信息自动生成凭证。但自动生成不代表你不需要懂借贷，恰恰相反你越懂借贷就越能发现系统生成的凭证有没有问题，比如系统把差旅费记到了福利费里或者把固定资产维修费记到了固定资产原值里，你不懂借贷就看不出科目用错了。有一次一个学员在系统里做了一张凭证系统弹出了推荐分录他觉得没问题就保存了，后来我发现那张凭证把购买办公用品的费用记在了无形资产里，我问为什么不修改他说系统推荐的应该没错，我哭笑不得地告诉他系统推荐的依据是你之前的使用习惯和科目匹配规则但规则是死的业务是活的，系统永远替代不了会计的职业判断。这也是为什么我强调在学习和工作中要真正理解借和贷，而不是满足于点几下鼠标让机器替你做，机器可以帮你提高效率但做错了事它不承担责任。还有一个小技巧跟大家分享，每做完一笔分录在保存之前心里默念一遍资产等于负债加所有者权益，把所有科目的借方金额和贷方金额按这个等式过一遍，如果等号两边的变化是平衡的那么分录基本上就对了，如果不平衡那肯定有科目用错或者方向记反了，这个方法对于检查分录非常管用尤其是在月底结账之前快速复核一遍。最近税务系统在推广全电发票那个红冲流程跟传统发票有些差别，我把自己整理的截图步骤发给了几个学员他们都反馈说操作起来顺手多了，有需要的也可以问我。