筹办期间的费用处理依据情况而定。一般来说,先制定一个预算,量入为出,即收入预计不低于支出,以免出现赤字状况。其中,收入一部分来自赞助,一部分来自收费;支出则按照费用类别分别安排,比如场地费用、节目费用、宣传费用、食宿费用、劳务费等等。根据预算情况,筹办方分别做好收款和付款的安排,收款可以包括收取赞助费收费、向业主申请补贴等;付款则由筹办方核实各类费用的必要性和可行性,然后把款项支付给各种费用的收款方。
在处理费用的过程中,有必要遵循合法、透明、负责的原则,在行使权利的同时,要增强合法性,切实履行责任,杜绝腐败行为;另外,也要以合理的费用标准以及有效的审批和审计机制来控制费用的开支。
拓展知识:会议筹办中,还要注意会议记录,把控会议筹办的过程中,出具科学专业的会议记录,方便参会者和筹办者回顾,了解会议结果,保证筹办的透明性、可行性。会议记录除了记录会议的安排、内容及结论外,还应记录会议参会者的参会情况,以及记录会议出席者提出的建议和意见。