出纳与会计的区别和联系实务应用指南与常见问题解答

会计这个职业，学好了是财务总监，学不好就是家族企业里的被告人。这句话不是我说的，是我一个刚从检察院出来的同行说的。他当年在亲戚公司做账，老板让他把一笔“咨询费”做成“原材料采购”，他战战兢兢做了，结果老板和客户对簿公堂，他作为财务负责人也进去了。三年后出来，他跟我说：“学会计最忌讳的就是老实和机灵走极端——太老实做不了假账，太机灵做不了真账。”我听完后背发凉，因为我也经常在“这票能不能入”和“这票能不能不入”之间反复横跳。今天聊出纳和会计，这俩岗位就像公司财务部的“黑白无常”——一个管钱不记账，一个记账不管钱。你要是分不清它们，出了事两边互相甩锅，最后背锅的永远是你自己。我当年第一次报年报，把万元单位看成了元，报了八个亿的资产上去。专管员打电话来问：“咱公司是不是世界五百强？”我愣了三秒说：“领导，我们只是租了个五百平的办公室。”那是我职场生涯最漫长的三分钟。

出纳和会计到底有什么区别？我用最通俗的话讲：出纳是管钱的，会计是管账的。出纳每天和真金白银打交道——点钞、跑银行、收支票、登日记账，忙得像个二道贩子。会计呢，天天对着发票、凭证、报表，写分录、调账、报税，像个苦逼的码农。出纳管钱但没权动账，会计管账但没权碰钱。这就是最经典的“钱账分离”原则。为什么要这么设计？很简单，怕你监守自盗。如果一个人既能管钱又能做账，那他把钱塞自己口袋、在账上写一笔“付给供应商”，谁也不知道。所以老板们请记住：出纳和会计绝不能是同一个人，尤其不能是你老婆和你小姨子——别问我是怎么知道的，我上家公司老板娘是出纳，老板的小姨子是会计，年终盘点时把公司库存里的十台电脑对不上了，俩人互相告状，最后老板把电脑搬自己家去了，说“这是我私人物品”。

说到区别，还有一个经典笑话：出纳去银行存钱，回来跟会计说：“今天存款单上金额写错了，少写了一位数。”会计大惊：“那钱呢？”出纳说：“我行里有个朋友，他帮我改了。”会计说：“你疯啦？银行单据不能涂改！”出纳说：“没事，我让他用修正液涂的。”——当然这是段子，现实中出纳如果这么干，第二天就会被银行拉黑。但笑归笑，这恰恰说明出纳和会计对“规范性”的理解天差地别。出纳眼里：钱没少就行。会计眼里：凭证必须合规，涂改就是违规。所以这两个岗位天然就爱吵架。我公司里，出纳和会计几乎每周都要吵一架。出纳说：“这笔付款我明明付了，你怎么说没到账？”会计说：“银行回单我看了，收款账号少一位数，钱退回来了你不知道？”出纳说：“那你自己改一下不就完了？”会计咆哮：“改什么改？银行退汇要有冲账凭证！你倒是给我跑一趟银行拿退汇单啊！”你看，每天都是这种烟火气息。

讲一个我自己经历过的糗事。刚工作第二年，我当会计，出纳是个大姐。有一次他拿着一张报销单过来，说：“帮我把这笔2000块的差旅费做了。”我一看：发票、行程单、审批单都齐全，就做了凭证。结果月底对账时发现，他在网银上给员工付了20000块！原来他眼睛一花，把2000看成了20000。大姐当时脸都白了，因为那员工已经辞职回老家了。我俩赶紧联系，打了十几个电话，对方先说“没收到”，后来又说“收到了，但已经花了一部分做体检了”。大姐急得要哭，我冷静地说：“姐别慌，咱们走法律途径吧，这样的不当得利法律上支持追回。”最后折腾了一个月，对方同意退还15000，剩下的5000说自己体检花掉了。老板知道后说：“这笔钱就当给他买教训了，不过你俩今年的绩效别想了。”大姐后来跟我说：“我当年学出纳的时候，我师父说‘钱就是命，数错了就是丢命’，我还不信，现在信了。”我安慰她：“没事，命还在就行，钱没了还能赚。”但说实话，从那以后我每次对账都长八百个心眼。

实务中，出纳和会计必须密切配合。出纳每天要登记现金日记账和银行存款日记账，会计要审核这些日记账并与总账核对。月底对账更是“夫妻吵架”高峰——银行余额调节表就是那个调解员。很多中小企业老板觉得“公账和私账不都是我的钱吗”，分那么清楚干嘛。但我说句不好听的：如果公账私账混在一起，税务局来了，第一个把你当典型。我曾经辅导过一个客户，老板把公司账户当提款机，家里买房、买车、孩子择校费全部从公司账上走。会计劝他他不听，出纳不敢吱声。结果被税务局查账，认定他是“公私不分”，股权转让时多缴了七八十万的个人所得税。老板来骂会计：“你怎么不早说？”会计委屈：“我说了您不听啊。”老板说：“那你为什么不以死相逼？”我插了一句：“老板，你要是真以死相逼，可能就不是补税，而是遗产税了。”大家苦笑。

说到常见问题，第一个：支票过期怎么办？我经常见到新出纳拿着过期的转账支票急得团团转。记住：支票有效期是十天，过期了去银行作废重开。别自作聪明涂改日期——涂改就无效。第二个：发票丢失能报销吗？理论上可以，但需要写说明、找证明、还要公司盖章。如果丢失的是增值税专用发票，那就麻烦了——不能抵扣进项税，等于你白花了一笔税钱。所以每次收到大额专票，我都在心里默念：保管保管再保管，锁在抽屉里别让猫叼走。第三个：银行余额调节表做不平怎么办？这事儿我也常遇到。别慌，逐笔核对，看看有没有遗漏的未达账项。企业已付银行未付、企业已收银行未收，或者反过来。通常都是时间差问题，但也有可能是出纳漏记了某笔银行手续费。每次我查不出来的时候，就坐着发半小时呆，然后突然想起：“哦对，上个月银行扣了一笔U盾年费没跟我说。”——所以在这里要特别提醒：

出纳和会计对账，最怕的不是账不平，而是“我觉得平了”。每次对完账，一定要留下书面对账记录，双方签字确认。一旦出了差错，这就是脱责的证据。

实务实操里还有一些细节。比如出纳支付款项，必须要有会计审核后的凭证做依据，不能凭“老板口头说付就给”。我上家公司就发生过老板口头让出纳转一笔货款，结果出纳转错了账号，老板说“我没说过”，出纳欲哭无泪。后来我和出纳商量，凡是老板口头安排的付款，必须补一个书面通知或者微信留言截图保存。会计做账时也要留意：出纳给的收付款凭证要和银行对账单逐一勾稽，不能只看日记账。有一次我发现出纳日记账里有一笔“支付房租10万”，但银行对账单上只有9.8万，差了2000块。我问出纳，他想了好久说：“哦，那2000是我自己垫的水电费，我忘了让房东开收据。”我心说：幸亏我发现了，不然月底做调节表时还是我背锅。这种“擦屁股”的事会计干得太多了。所以年轻会计如果想少加班，一定要把出纳培训成“强迫症”患者——每一笔收支都要有原始凭证，不能偷懒。而年轻出纳如果想不被会计骂，就要养成当日清账、逐笔登记的习惯，别等月底再补。

再讲一个真实的“笑中带泪”的故事。我以前带过一个实习生，名牌大学会计专业毕业，入职时信誓旦旦要当CFO。我跟他说：“你先把出纳的活干明白再说。”安排他跟出纳大姐学一周。结果第三天，他哭着来找我：“师傅，出纳太累了，点钞点到手抽筋，跑银行跑断腿，我不想干了。”我说：“你以为做会计就轻松？我们月底加班到凌晨一两点是常态，做审计的时候连续通宵三天。你连出纳的苦都吃不了，怎么接CFO的班？”他想了想说：“那我不当CFO了，我考公务员。”后来他真考上了税务局，现在专管我们公司的账，每次来检查我都得赔笑脸。你说这行是不是很魔幻？曾经的手下败将成了你的督查大人。所以我现在对每个实习生都客气点，说不定哪天人家就变成你的税务局专管员了。

关于出纳和会计的联系，重要的一点是：现金日记账和银行存款日记账是会计总账的明细基础。会计每个月要做总账的试算平衡，如果试算不平衡，第一件事就是找出纳的日记账来核对。这个核对过程非常折磨人，我一般会先检查期初数，再逐笔勾稽，最后看期末余额。如果账实不符，就要查有没有漏记或者错记。有一次我查了整整两天，最后发现是出纳把一笔5000的现金收入记成了“银行存款增加”，导致两边都差5000。我哭笑不得，出纳委屈地说：“我想着客户把钱打到我私人卡上，我取现交回公司，这不就是银行存款增加吗？”我说：“大姐，那是现金，不是存款。客户打你私人卡属于你个人账户，不是公司账户！你要走的是‘其他应收款’和‘现金’两条线！”她一知半解地点头，但我知道下次她还会犯类似错误。所以我现在都会在月初开一个简短的培训会，把上月的错误汇总成“坑姐（哥）排行榜”，谁上榜谁请下午茶。自从实行这个制度，出纳和会计的出错率直线下降，因为谁都不想请客。

常见问题解答部分再补充几个。第一：出纳可以兼任记账吗？严格来说不可以，但很多小公司为了省钱就让出纳同时做账。我建议你坚决拒绝——一旦出事，你就是第一嫌疑人。第二：会计可以碰现金吗？原则上不可以，但有时候出纳请假或离职，会计可能需要临时管一下。这时候一定要有第三人在场，并且做交接记录。第三：银行U盾和印章怎么保管？通常U盾和网银密码由出纳管，财务章和法人章由会计或负责人管。出门携带时最好分开装，别放在一个包里。我有个同行，U盾和法人章放在同一个文件袋里，挤地铁时被偷了，最后被追着转账30万。还好银行冻结及时，不然公司就破产了。从此他每天背着两万块钱的保险箱上下班。

最后说一句：出纳和会计其实是一根绳子上的蚂蚱。你俩配合好了，公司财务顺畅，老板开心；你俩互撕，那就是给审计和税务局送素材。我就见过一对出纳和会计，因为报销流程吵得不可开交，结果双双被辞职，新来的人一看以前的账，发现有一笔20万的预付款没有核销，直接举报到了经侦。后来查出来是前任会计和出纳合伙私吞，两人都进去了。所以你看，吵归吵，但底线不能破——钱是公司的，命是自己的。

今天就扯这么多，再说下去老板该催我交报表了。想看下期聊什么，给我私信留言。我最近在研究“税务稽查的十大翻车姿势”，如果大家感兴趣，下回给你们讲讲我和专管员斗智斗勇的故事。