出纳是什么意思实务应用指南与常见问题解答

会计这个职业，学好了是财务总监，学不好就是家族企业里的被告人。但出纳呢？出纳学好了是老板最信任的人，学不好就是那个被警察请去喝茶的“柜员”。我刚入行那会儿，师父跟我说：出纳就是公司的钱包管理员，钱进来你数，钱出去你算，银行对账你得盯，发票保管你得记。我当时心想这活简单啊，不就是数钱吗？后来才发现，数钱只是开头，后面还有一堆坑等着你跳。

出纳是什么意思？字面意思就是“出”和“纳”，一个往外掏钱，一个往里收钱。实务中，你一个人管着现金、银行存款、各种票据，还要跟会计、业务员、税务局打交道。你可能觉得这是财务部最轻松的岗位——错了，这是财务部最容易被抓的岗位。因为出纳经手的是真金白银，一旦出了差错，轻则赔钱，重则吃牢饭。我有个同行，去年把公司备用金借给同事买奶茶，结果同事离职没还，他自己垫了五百块。五百块不多，但足够让他失眠三个月。

好了，不吓唬大家了。咱们正经聊聊出纳的实务应用指南。首先要搞清楚出纳和会计的区别：会计负责做账、出报表、算税，出纳负责管钱、付款、收款、对账。简单说，会计是文官，出纳是武将——一个抄笔杆子，一个拿钥匙。老板找你报销差旅费，你得先审核发票是不是合规、金额有没有超限，再给你钱。这不是为难你，这是制度。很多新手出纳一开始就栽在这上面：别人拿张假发票来报销，你心软给了，到了月底盘点对不上账，你就傻眼了。

所以第一个实务要点就是：现金收支必须“日清月结”。每天下班前把现金盘点一次，跟日记账核对，发现长短款当场找原因。不要觉得麻烦，等你月底发现少了一百块，翻遍整个办公室也找不到的时候，你就知道“日清”有多重要了。我自己年轻时就干过这种事——某次盘点发现少了五十块，翻遍了抽屉、书柜、甚至垃圾桶，最后发现是夹在记账本里。我当时特别想抽自己一巴掌，因为那五十块是我从工资里赔的。

第二个要点是银行对账。每个月银行会给你的基本户、一般户发对账单，你必须逐笔勾对。别以为银行不会出错，银行也是人操作的。有一次我手上两张支票同时开出去，一张是货款，一张是押金，结果银行把两张票都记成了货款，导致我账上多出一笔未达账项。我花了整整一个下午才查出来，打电话给银行客服，对方还很客气地说“先生您再核对一下”，我差点把电话摔了。所以银行对账一定要做调节表，把未达账项记清楚，这是出纳的看家功夫。

第三个要点是票据管理。支票、汇票、本票这些，要像管人民币一样管。空白支票必须存放在保险柜里，盖章时要先把用途、金额、日期填好，不能先盖章后填空。我见过一个出纳，图省事提前在支票上盖了公章和法人章，结果被人拿去买了一台电脑，最后公司报警查监控才追回来。这种错误往小了说是疏忽，往大了说是渎职。而且现在的电子票据越来越多，电子承兑汇票、电子发票，你得学会在网上银行操作，别以为纸质票据淘汰了就万事大吉——电子票据出的问题更隐蔽，比如背书转让时收件人账号输错一个字，钱就打飞了。

现在讲两个真实糗事，笑中带泪那种。第一个糗事：我刚开始做出纳的第一个月，单位要交一笔十万元的房租。老板让我开支票，我特别认真地把大写金额写成“壹拾万元整”，小写写“100,000.00”，日期、收款人、用途全填对了。结果到了银行，柜员说支票无效，因为我大写金额后面没写“整”，而且小写数字没加人民币符号“￥”。我当时就懵了，心想这什么破规定？后来才知道，银行结算纪律就是这样的：大写金额到“元”的，后面必须写“整”；到“角”的可以不写；到“分”的不能写“整”。小写金额前面要加“￥”，防止别人加数字。那笔房租拖了两天才付出去，老板没骂我，但我自己觉得特别丢人。从那以后我每次开支票都要翻一遍笔记。

第二个糗事更绝。有次现金盘点，我发现少了三百块。那天没有人来报销，也没有人领备用金，钱去哪儿了？我翻遍所有出纳凭证，一笔一笔对，就是差三百。我怀疑是ATM机取现时少给了，可银行不认。整个下午我都在想这三百块是不是被风吹走了，或者被老鼠拖走了。最后快下班时，我无意中看到抽屉的夹层里有一张三百元的定额发票——原来是我帮同事代购办公用品时，把发票和钱一起收进来了，但没记日记账。那三百块钱其实没少，只是我记成了支出，实际上还在抽屉里。我长出一口气，但同时也恨自己粗心。这件事教会我：每收一笔钱，必须当场记账，并打一张收条给缴款人。

出纳工作中常见问题很多，我挑几个重点说一下。第一个是备用金管理。很多公司给业务部门设备用金，金额从几千到几万不等。出纳要注意：备用金不能无限期挂在账上，必须定期报销、定期归还。比如三个月不清账的，要把备用金收回。有些业务员拿着备用金买咖啡、打车、请客户吃饭，发票攒了一堆，但迟迟不回来报销，导致出纳的现金账对不上。这时候你要硬气一点，制度在前，人情在后。你可以笑着说“王总，您的备用金还剩十块钱了，再不报销我可要跟审计说了”，通常对方就会乖乖交票。

第二个常见问题是差旅费报销。出纳在付款前要做“三审”：一审发票真伪（电子发票要查重复报销），二审审批是否齐全，三审标准是否合规（住宿费有没有超标、餐票是不是从非正规渠道搞来的）。很多出纳图省事，只看金额不看标准，结果被老板骂。比如公司规定出差住宿不超过三百元一晚，你给总经理报销了五百元的房间，月底审计查出来，你是背锅的那个。别以为总经理是你的上级就不敢查，财务制度面前人人平等。

第三个问题是印章管理。出纳通常保管财务章、法人章（或者其中一枚），会计保管另一枚。绝对不能一个人手握两枚印章，否则你能开出任何金额的支票，这是大忌。实务中，有些小公司为了省事，把章全给出纳，这是定时炸弹。还有更离谱的：把U盾和密码一起给出纳。现在网银操作需要U盾，U盾密码和支付密码最好分开保管。我见过一个女出纳，把U盾插在电脑上不拔，密码写在便签贴上粘在屏幕边缘，结果被同事偷偷转走两万块，最后查监控才知道。虽然钱追回来了，但她被辞退了。

第四个问题是记账和核对。出纳要登记现金日记账和银行日记账，每天更新。到了月底，你要跟会计的总账核对“库存现金”和“银行存款”科目余额。如果对不上，先找自己的日记账有没有漏登、错登。实在找不出来，就一笔一笔回溯到月初。这个过程极其痛苦，我每次对账对到深夜就发誓下个月一定要日清，但下个月依然拖延。所以我建议大家定个闹钟：每天下午五点，哪怕天塌下来，也要花十分钟把当天的现金和银行流水整理完。别问我为什么知道，问就是血泪教训。

出纳的避坑指南：第一，不要替任何人垫付现金，哪怕是老板。第二，不要在空白凭证上盖章。第三，不要把自己的U盾密码告诉任何人，包括会计和老板。第四，每笔收支必须有一对一的原始凭证，白条不能入账。第五，现金盘点发现长短款，不管多少都要写情况说明并签字留存。

说到出纳的常见问题解答，后台收到最多的就是“我有一笔现金长款（多出钱），怎么办？” 答案很简单：先确认是不是自己记账记错了，比如收入记少了一笔或者支出记多了一笔。如果查账后确实多出来了，要登记在“待处理财产损溢”科目里，同时写一个专门的长款说明，由出纳和会计签字。等过了一个月还没人认领，再按照公司规定转营业外收入。千万不要偷偷拿走，那是贪污。同样，短款了也要先自查，实在找不到就自己赔。很多公司制度规定短款超过一定金额要处罚，但私下里大多数出纳都是自己掏钱填上的，因为走流程太麻烦。我不建议这样，因为万一金额大了你赔不起，还是走正规流程比较好。

另一个高频问题是“电子承兑汇票怎么转让？” 这涉及到企业网银的操作。拿建设银行举例，你要登录企业网银，找到票据业务模块，选择“背书转让”，输入被背书人的账号、开户行、票据号码，再双人复核（至少U盾和密码要分人管）。很多人卡在“开户行行号”这一步，你可以在百度上搜“银行联行号查询”，或者打银行客服。千万不要输错了，一旦转让成功，票据就跑了。另外注意票据到期日，提前十天提示付款，否则过了期限要写说明很麻烦。

还有一个出纳容易忽略的问题：备用金和借款的清理。有些员工借了钱长期不还，出纳要定期发催款函。不要怕得罪人，你把催款单写得幽默一点，比如“亲爱的张经理，您去年借给客户的备用金已经快一周年了，我这边账上还挂着呢，您看是报销还是还款？” 如果对方还是不还，你就跟会计商量，从工资里扣。很多公司都是这样操作的，只要制度白纸黑字写清楚了，员工也没话说。

说到工资发放，出纳也要参与。现在多数公司用银行代发，你要做的是把工资表拿到手，核对每个员工的卡号、姓名、金额，然后去银行办理代发。小心那种名字和卡号不匹配的情况，如果不一致，银行会退回，你要一个个打电话问员工。特别是新入职的员工，发工资前最好让他们提供银行卡复印件并签字确认。有些出纳图省事直接在微信上要卡号，结果输错一位，工资发到了陌生人账户，那就麻烦了。银行可以发起追讨，但不一定能成功，而且流程特别长。

最后聊一个终极问题：出纳怎么保护自己？ 答案就是两个字：留痕。每一笔钱出去，都要有签字审批单、发票、合同等支撑。你只负责审核单据是否完整，至于老板签的字是真的还是假的，那是管理问题。但如果你没有让老板签字就付款了，那就是你的责任。另外，所有涉及现金和票据的操作，最好在监控下进行。保险柜密码定期换，钥匙随身带。现在很多公司都装了保险柜指纹锁，但还是要警惕。我有个朋友换了个新出纳，保险柜密码没改，结果新出纳用前任的密码开了柜子，没人发现。这要是出事，谁也说不清。

这个知识点其实我自己也经常忘，每次用之前都翻一下笔记。比如，支票大写金额的“零”字什么时候写？很多人搞不清。规则是：阿拉伯数字中间有0，中文大写要写“零”，比如10050元写“壹万零伍拾元整”。但如果中间连续几个0，只写一个“零”就够了，比如10005元写“壹万零伍元整”。还有，数字中间有0而万位没有0的，也要写零，比如105000元写“壹拾万零伍仟元整”。是不是很绕？反正我每次开支票都要查百度，后来干脆做了个便签贴在电脑上。

出纳这个岗位，其实是财务部的“守门员”。别人可以写错分录、报错税，但出纳如果付错钱，那个窟窿是实打实的。所以做这行的人，大多性格谨慎、较真、甚至有点强迫症。我觉得这挺好的，换一个角度想，你可以名正言顺地跟业务部门说“不行，发票不对不能报”，然后看着他们气鼓鼓地离开——那种爽感，只有出纳懂。当然，老板有时候也会骂你“死脑筋”，你笑笑就好，毕竟真出了事是他兜底。

今天就扯这么多，再说下去老板该催我交报表了。想看下期聊什么，给我私信留言。我正考虑要不要写一篇《财务狗的财务报表填列指南：如何把负数写得像一个正常数字》，你们想听就敲1。