老师，委外加工ERP系统一般处理流程是怎样的呢

骆旭燕 追问

2024-10-23 09:18

你知道的随便给我说个吧，我只是问下

朴老师 解答

2024-10-23 09:21

委外加工 ERP 系统的一般处理流程如下：
委外需求确定：
需求分析：企业根据自身的生产计划、订单需求、产能状况等，确定哪些产品或工序需要委外加工。分析内容包括委外加工的数量、质量要求、交付时间等。
制定计划：基于需求分析的结果，制定详细的委外加工计划，明确委外的具体任务、时间节点、预算等，并将计划下达给相关部门。
委外供应商选择：
供应商筛选：企业从已有的供应商库中筛选合适的委外加工供应商，或者通过市场调研、招标等方式寻找新的供应商。评估供应商的资质、生产能力、技术水平、质量控制能力、信誉等方面。
合同签订：与选定的供应商签订委外加工合同，合同中明确双方的权利和义务，包括委外加工的产品或工序、数量、质量标准、价格、交付时间、付款方式、违约责任等。
委外订单创建：
订单信息录入：在 ERP 系统中创建委外加工订单，录入委外加工的产品信息、供应商信息、加工数量、交货日期等基本信息。有些 ERP 系统支持从生产订单或销售订单直接关联生成委外订单。
物料清单关联：如果企业提供原材料给委外供应商，需要将委外产品的物料清单（BOM）与委外订单关联，以便后续的物料发放和成本核算。
订单审批：委外订单创建完成后，提交给相关负责人进行审批，确保订单的准确性和合理性。审批通过后，委外订单正式生效。
物料发放：
领料申请：根据委外订单和物料清单，企业的仓库部门在 ERP 系统中提交领料申请，申请领取委外加工所需的原材料或半成品。
物料出库：仓库管理人员根据领料申请，在 ERP 系统中办理物料出库手续，将物料发放给委外供应商，并记录出库的数量、批次等信息。
运输跟踪：如果需要运输物料到委外供应商处，企业可以在 ERP 系统中跟踪物料的运输状态，确保物料按时送达。
委外加工过程跟踪：
进度监控：企业通过 ERP 系统实时监控委外加工的进度，了解供应商的生产情况、是否按计划进行生产、是否存在延误等问题。有些 ERP 系统支持供应商登录系统反馈生产进度。
问题处理：如果在委外加工过程中出现问题，如质量问题、生产进度延误等，企业及时与供应商沟通，协商解决方案，并在 ERP 系统中记录问题和处理结果。
领料、补料、退料管理：在委外加工过程中，如果需要补充物料或退回多余的物料，企业在 ERP 系统中办理相应的领料、补料、退料手续，并记录相关信息。
委外质检：
质检申请：委外加工完成后，供应商将产品交付给企业，企业的质检部门在 ERP 系统中提交质检申请，对委外加工的产品进行质量检验。
质量检验：质检人员根据质量标准和检验规范，对产品进行检验，记录检验结果，包括合格数量、不合格数量、不合格原因等。
处理决策：根据质检结果，企业决定是否接收产品。如果产品合格，办理入库手续；如果产品不合格，通知供应商进行返工、返修或退货处理，并在 ERP 系统中记录处理情况。
成品入库：
入库申请：质检合格的产品，仓库部门在 ERP 系统中提交入库申请，申请将产品入库。
入库验收：仓库管理人员根据入库申请，对产品进行验收，核对产品的数量、型号、质量等是否与委外订单和质检报告一致。
入库登记：验收合格后，在 ERP 系统中办理入库登记手续，将产品入库，并更新库存信息。
费用结算：
费用核算：根据委外加工合同和实际的加工情况，企业的财务部门在 ERP 系统中核算委外加工的费用，包括加工费、材料费、运输费等。
发票管理：供应商开具发票后，企业在 ERP 系统中登记发票信息，并与费用核算结果进行核对。
付款申请：核对无误后，企业的财务部门在 ERP 系统中提交付款申请，申请支付委外加工的费用。
付款审批：付款申请提交后，经过相关负责人的审批，确保付款的合理性和准确性。
付款结算：审批通过后，企业通过银行转账等方式支付委外加工的费用，并在 ERP 系统中记录付款信息。

骆旭燕 追问

2024-10-23 09:29

系统是怎么监控我们留存在加工商的物料结存情况呢？比如，发料是按标准用量，扣加工商的料系统是怎么体现的，结案时自动扣的吗？

朴老师 解答

2024-10-23 09:35

委外加工 ERP 系统主要通过以下几种方式来监控留存在加工商的物料结存情况以及体现对加工商的扣料：
基础数据设置与管理：
物料信息记录：在 ERP 系统中详细记录每种物料的基础信息，如物料编码、名称、规格、单位等，以便准确识别和跟踪物料。对于委外加工的物料，会单独进行分类和标记，方便后续的统计和查询。
BOM（物料清单）设定：建立准确的产品 BOM，明确生产一个产品所需的各种原材料及其标准用量。当有委外加工任务时，系统根据 BOM 自动计算出该订单所需的物料数量，作为发料和扣料的依据。
发料管理与数据记录：
发料单生成：企业向加工商发料时，在 ERP 系统中生成委外发料单，详细记录发料的时间、物料种类、数量、发往的加工商等信息。发料单可以由系统根据委外加工订单自动生成，也可以手动创建。
库存扣减：发料单审核通过后，系统会自动根据发料数量扣减企业自身仓库的库存数量，确保企业库存数据的准确性。同时，这些发料信息会与对应的委外加工订单相关联，以便后续跟踪和查询。
在途物料跟踪：
虚拟仓库设置：有些 ERP 系统会设置虚拟仓库来专门管理委外加工的物料。当物料发出但尚未到达加工商时，会先进入虚拟仓库，此时物料的状态为在途。一旦加工商确认收到物料，系统会将物料从虚拟仓库转移到加工商的实际库存中。
物流信息对接（如有）：如果企业与物流供应商有系统对接，ERP 系统可以获取物流运输过程中的信息，如货物的运输状态、预计到达时间等，帮助企业实时跟踪委外物料的在途情况。
加工过程中的物料监控：
领料记录：加工商在生产过程中从其库存中领取物料时，需要在 ERP 系统中进行领料操作，记录领料的时间、物料数量等信息。这样企业可以实时了解加工商的领料情况，与标准用量进行对比，以便及时发现异常。
生产进度跟踪：通过 ERP 系统跟踪委外加工订单的生产进度，了解每个工序的完成情况和物料的消耗情况。根据生产进度和 BOM 标准用量，可以估算出当前应该消耗的物料数量，与加工商的实际领料数量进行对比，监控物料的使用是否合理。
扣料管理与结算：
完工入库与扣料：当加工商完成委外加工任务，将成品送回企业时，企业在 ERP 系统中进行委外入库操作。系统会根据完工入库的产品数量和 BOM 标准用量，自动计算出应该扣除的物料数量，并从加工商的库存中扣减相应的物料。
差异处理：如果实际扣料数量与根据标准用量计算出的应扣料数量存在差异，系统会标记出差异情况，并提醒相关人员进行处理。例如，如果实际扣料数量少于应扣料数量，可能是加工过程中出现了物料损耗异常或加工商未按要求使用物料；如果实际扣料数量多于应扣料数量，可能是发料时出现了错误或加工商私自多领了物料。企业需要与加工商沟通，查明原因，并根据合同约定进行处理。
报表与数据分析：
物料结存报表：ERP 系统可以生成各种物料结存报表，如加工商库存报表、委外物料收发存报表等，实时反映加工商处的物料结存情况。企业可以通过这些报表随时查看留存在加工商的物料数量、价值等信息，以便进行库存管理和成本核算。
数据分析与预警：系统可以对委外物料的使用情况进行数据分析，设置预警阈值。当加工商的物料领用情况超出正常范围或库存低于安全库存时，系统会自动发出预警，提醒企业及时关注和处理

骆旭燕 追问

2024-10-23 09:41

系统扣加工商是按BOM标准用量扣，如果出现加工商多用或少用料时，出现的差异怎么在系统中处理呢？

朴老师 解答

2024-10-23 09:46

同学你好
在委外加工 ERP 系统中处理加工商多用或少用料时出现的差异，可以考虑以下方法：
一、差异分析与记录
当发现差异时，首先在系统中生成差异报告，详细记录差异情况，包括委外加工订单编号、加工商名称、产品型号、BOM 标准用量、实际用量、差异数量及差异原因（如操作失误、物料质量问题等）。
差异报告应具备可追溯性，以便后续查询和分析。
二、差异处理流程
少用料情况：
如果加工商少用料但产品质量合格，可考虑以下处理方式：
在系统中标记该订单为少用料订单，并将节省的物料数量更新到库存管理模块中，增加相应物料的库存数量。
评估少用料是否会对产品的性能、质量或后续使用产生潜在影响。如果没有影响，可以记录此次情况，作为对加工商成本控制的一个参考，在后续合作中给予适当的奖励或优惠，如提高信用评级、优先分配订单等。
如果少用料导致产品质量存在隐患或不符合要求，应立即通知加工商进行整改，可能需要补充用料或采取其他补救措施。在系统中记录整改过程和结果，同时对加工商进行质量考核，可能会扣除一定的质量保证金或降低其绩效评分。
多用料情况：
确认多用料的原因。如果是由于加工商自身操作失误导致的，加工商应承担多用料的成本。在系统中生成费用调整单，将多用料的成本从应支付给加工商的加工费用中扣除。
如果是因为物料质量问题、BOM 不准确或其他不可抗力因素导致多用料，应与加工商共同分析原因，并确定责任方。如果是企业自身原因，如提供的 BOM 有误或物料质量不佳，企业应承担相应成本，可在系统中调整订单成本，并更新 BOM 信息和物料质量标准。如果是双方共同责任，可以协商分摊多用料的成本。
无论何种原因导致的多用料，都应在系统中记录处理结果，并对加工商进行相应的培训和指导，以避免类似情况再次发生。
三、系统设置与优化
建立预警机制：在 ERP 系统中设置用料差异预警阈值，当实际用量与 BOM 标准用量的差异达到一定比例时，系统自动发出预警通知，以便及时发现和处理问题。
完善成本核算：确保 ERP 系统能够准确核算委外加工成本，包括标准用料成本和因差异产生的额外成本。在成本核算模块中，应能够清晰地显示每个订单的成本构成和差异调整情况。
加强数据监控：定期对委外加工订单的用料情况进行数据分析，找出差异的规律和趋势，以便采取针对性的措施进行改进。例如，如果发现某个加工商经常出现多用料情况，可以对其进行重点监控和管理，或者考虑更换加工商。
持续改进 BOM 管理：根据实际生产情况和差异分析结果，不断优化 BOM 信息，提高其准确性和实用性。同时，加强对物料变更的管理，确保 BOM 及时更新，以减少因 BOM 不准确导致的用料差异。

骆旭燕 追问

2024-10-23 10:02

问题是系统扣加工商的库存是按BOM标准用量扣的，如果加工商节省了物料我们也不知道呀，怎么更新到加工商库存管理模块中？

朴老师 解答

2024-10-23 10:04

同学你好
如果加工商节省了物料，要更新到加工商库存管理模块中，可以考虑以下方法：
一、建立差异反馈机制
在 ERP 系统中设置专门的差异反馈入口，加工商可以通过该入口上报实际用料与 BOM 标准用量的差异情况。例如，可以在系统中设置一个 “用料差异申报” 功能模块，加工商登录后可以填写相关信息，如加工订单编号、节省的物料名称、数量等。
同时，建立明确的反馈流程和时间要求，规定加工商在发现节省物料后的一定时间内（如 24 小时或 48 小时）必须上报，以确保数据的及时性和准确性。
二、现场核查与确认
安排专人对加工商的生产现场进行定期或不定期的核查。核查人员可以根据加工订单和 BOM 信息，核对实际使用的物料数量与上报的节省物料情况是否相符。
在核查过程中，可以采用抽样检查、盘点等方法，确保数据的真实性。如果发现加工商虚报节省物料的情况，应按照合同约定进行处罚，以维护系统数据的严肃性。
三、系统自动更新
当加工商上报节省物料并经过确认后，ERP 系统应自动更新加工商库存管理模块中的相关数据。可以通过在系统中设置特定的算法和流程，实现数据的自动更新。
例如，当确认加工商节省了某种物料时，系统可以自动在加工商库存管理模块中增加该物料的库存数量，并记录节省的来源（如具体的加工订单编号），以便后续查询和分析。
四、数据分析与监控
定期对加工商的用料情况进行数据分析，找出节省物料的规律和趋势。可以通过生成报表、图表等方式，直观地展示加工商的用料情况和节省物料的情况。
建立监控机制，对加工商的库存变化进行实时监控。如果发现异常情况，如库存突然增加或减少，应及时进行调查和处理，以确保库存数据的准确性。
五、培训与沟通
对加工商进行 ERP 系统操作培训，确保他们熟悉差异反馈机制和库存管理模块的使用方法。培训内容可以包括系统操作流程、上报要求、注意事项等。
加强与加工商的沟通，及时解答他们在使用系统过程中遇到的问题。可以通过电话、邮件、在线客服等方式，提供及时的技术支持和服务。